Décideur financier, votre voix compte!


Votre entreprise est en expansion, vos effectifs grandissent, vos équipes doivent être mobiles pour conquérir des marchés, ou encore échanger avec vos clients et partenaires actuels.

Vous êtes donc confrontés aux notes de frais : il s’agit de dépenses réalisées par les salariés, dans le cadre d’un déplacement professionnel, et donnant droit à un remboursement de la part de l’employeur. Toute note de frais doit obligatoirement être accompagnée d’un justificatif de frais, sous la forme d’un reçu, facture avec mention « payée » ou un reçu / ticket de caisse. Sont concernées les dépenses professionnelles : hébergement, de restauration, déplacement ou voyage professionnel et télétravail.

Deux questions se posent :

  1. Comment mieux contrôler les dépenses professionnelles ?
  2. Comment réduire la gestion administrative de ses notes de frais ? Tout en assurant les exigences comptables et fiscales.

La réponse : utiliser une solution de gestion des notes de frais ! Mais laquelle…?

Pourquoi utiliser une solution de gestion des notes de frais ?

Aujourd’hui ces solutions ont beaucoup évoluées et elles répondent à plusieurs besoins :

  1. De gagner du temps grâce à l’automatisation de la saisie (relevé carte, OCR (reconnaissance optique de caractères) grâce à l’Intelligence Artificielle), le fonctionnement digital collaboratif, les calculs automatisés (remboursements, TVA, etc.), l’accès à distance, etc. ;
  2. La fiabilisation et simplification de la comptabilité grâce à l’historique des notes de frais, les calculs automatiques (remboursements, TVA, etc.), l’export des notes de frais vers le logiciel de comptabilité / ERP, etc.
  3. La maîtrise du budget : mise en place de circuits de validation, cartes affaires paramétrables, etc.
  4. La réduction des échanges papiers et des risques de perte/détérioration grâce au scan photo smartphone des justificatifs et à leur archivage électronique à valeur probante ;

Comment choisir une solution de gestion des notes de frais ?

  1. Selon les besoins : que souhaitez-vous faire avec ? besoin actuels et futurs ;
  2. Ergonomie : interface utilisateur, facilité d’utilisation, facilité d’administration, au final degré d’autonomie ;
  3. Relation client : pendant l’implémentation, au quotidien avec votre chargé de compte et surtout le service client ;
  4. Le coût : lors de l’implémentation et à l’utilisation ;
  5. Les avis clients : appuyez vous notamment sur vos confrères (CTA classement)

Avis sur les solutions de gestion des notes de Frais:

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Questions / réponses